Administrative Assistant

JOB ADVERT: Administrative Assistant – (1902576)

Grade: G6

Contractual Arrangement: Fixed-term appointment

Contract duration: 2 years

Closing Date: Jun 24, 2019, 10:59:00 PM

Primary Location: Cameroon-Yaounde

Organization: AF_CMR Cameroon

Schedule: Full-time

IMPORTANT NOTICE: Please note that the deadline for receipt of applications indicated above reflects your personal device’s system settings.

OBJECTIVES OF THE PROGRAMME

• Fournir un appui administratif a l’unite Urgence du bureau de la representation au Cameroun dans le respect des politiques, procedures, regles et reglementation de l’OMS.

DESCRIPTION OF DUTIES

Sous la supervision directe du point focal des Urgences, le titulaire du poste execute les taches suivantes:

• Effectuer le point mensuel des Awards pour suivre le niveau d’execution budgetaire　;
• Effectuer le suivi regulier et rigoureux des lignes budgetaires du Programme WHE;
• Faciliter la mise en œuvre des activites du Programme WHE et en assurer le suivi avec des rapports mensuels;
• Conseiller et assister les fonctionnaires, experts et consultants du Programme WHE, sur toutes les questions administratives et financieres (indemnites, paiement & remboursement des frais de voyage)　;
• Planifier des reunions du Programme conformement aux calendriers et besoins; preparer les proces-verbaux et le suivi des points d’action pour assurer une reponse a temps aux demandes du Programme　;
• Gerer les reunions, seminaires, ateliers, y inclus leur preparation (documents de reference et d’informations) et les plans d’evenements en GSM / Oracle, les lettres d’invitation, les estimations de couts et les demandes de voyage ;
• Assurer un suivi regulier et efficace des activites du Programme WHE en liaison avec l’Administration du bureau pays　;
• Assurer le suivi des demandes de biens et services, y compris les exigences de reception, de paiement et de l’inventaire　;
• Preparer les reunions internes de meme que les ateliers organises par le Programme de gestion des situations d’urgence sanitaire　;
• Rediger, de sa propre initiative ou sur base d’instructions, les correspondances administratives et financieres courantes liees aux transactions financieres et budgetaires du Programme WHE ;
• S’assurer que les dates cibles et les echeances sont respectees, et que la correspondance et les requetes sont repondues en temps opportun　;
• Creer et/ou maintenir des systemes de classement en collaboration etroite avec les autres membres du personnel d’appui ;
• Etablir des rapports periodiques ou speciaux sur le budget et les contributions du Programme ;
• Utiliser GSM / Oracle, pour etablir les demandes de voyage pour les voyages officiels de l’OMS　;
• Accomplir toutes autres taches requises dans le cadre de ses competences ou assignees par la hierarchie.

REQUIRED QUALIFICATIONS

Education

• Essential: o Avoir un niveau d’etudes secondaires en administration generale avec une formation pratique axee en gestion administrative.
• Desirable: o Une formation en comptabilite ou en gestion financiere est un atout. La connaissance des systemes comptables et financiers de l’OMS ou d’une agence des Nations Unies est un avantage

Experience

• Essential: o 8 ans d’experience dans l’appui a la gestion administratif.
• Desirable: o Experience dans des postes d’appui financier ou administratif au sein du Systeme des Nations Unies est un atout.

Skills

• Aptitude à planifier, organiser, coordonner et mettre en œuvre des activités de plusieurs sources, à exprimer ses idées clairement et avec précision, oralement et par écrit; à concevoir et executer des travaux avec peu de supervision, à établir et maintenir de bonnes relations de travail avec des gens de différentes nationalités et cultures ;
• Avoir des compétences en informatique et du Système Global de Gestion (GSM);
• Avoir une bonne connaissance des règles, réglèment, procédures et pratique de l’OMS ainsi qu’une bonne capacité éprouvée à rédiger et éditer les notes/correspondances;
• Etre capable de maintenir les connaissances sur les changements dans les procédures operationnelles.

WHO Competencies

• Teamwork
• Respecting and promoting individual and cultural differences
• Communication
• Respecting and promoting individual and cultural differences
• Producing results

Use of Language Skills

• Essential: Expert knowledge of English. Intermediate knowledge of French.
• Desirable:

The above language requirements are interchangeable.

REMUNERATION

• WHO offers staff in the General Services category an attractive remuneration package, which for the above position includes an annual net base salary starting at XAF 11,458,000 (subject to mandatory deductions for pension contributions and health insurance, as applicable) and 30 days of annual leave.

ADDITIONAL INFORMATION

• This vacancy notice may be used to fill other similar positions at the same grade level
• Only candidates under serious consideration will be contacted.
• A written test may be used as a form of screening.
• In the event that your candidature is retained for an interview, you will be required to provide, in advance, a scanned copy of the degree(s)/diploma(s)/certificate(s) required for this position. WHO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU)/United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed through the link: http://www.whed.net/. Some professional certificates may not appear in the WHED and will require individual review.
• Any appointment/extension of appointment is subject to WHO Staff Regulations, Staff Rules and Manual.
• WHO is committed to workforce diversity.
• WHO has a smoke-free environment and does not recruit smokers or users of any form of tobacco.
• This post is subject to local recruitment and will be filled by persons recruited in the local commuting area of the duty station.

HOW TO APPLY?

All interested candidates are invited to apply online through the following link: